【VOL30】自社ルールを作ることが、毎月の試算表を早く作るための秘訣です(メルマガ版財務講座)

読了時間目安:約 7分30秒

今回は前回に引き続き試算表を早く作るコツです。
前回はこちら
【VOL29】試算表を早く作れない理由は意外と簡単に解決できます(メルマガ版財務講座)

今回は2つ目の自社ルールを作ろうです。試算表はあくまでも試算であるため、ある程度自分たちのルールで作っても大丈夫です。



今回の内容は、メルマガ版財務講座「実践型!経営者向け財務講座 ~財務に強い経営者が見ている数字のポイント~」で過去に配信した内容を再編集して掲載しています。

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【VOL1】起業したら真っ先に見るべき会計の3つの数字

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今回は「試算表を早く作れない理由は意外と簡単に解決できます」です。(編集前のメルマガは2014年11月26日(水)に配信されています)

チェス

復習!試算表を早く作れない理由とは?

試算表を早く作れない理由・・・

前回、例としてあげたのが以下のとおりです。

・お給料の計算が、末締めの15日払いだから、翌月15日付近にならないと金額がわからない

・外注先から請求書が到着するのが翌月20日以降なので金額がわからない

・社員の経費精算が遅い

そして、ご質問頂いた内容はほぼ同じでしたが、

・社員の残業代の変動が激しいのだけれどもどうしたら良いのだろうか?

・アルバイト、パートさんの変動はどう見込んだらいいのかわからない?

・建設業なのだが、現場担当者が専門業者さんに頼んだことを工事台帳で丸々忘れてしまうことがあるのだけれども…等々

試算表を早く作るために必要なたった2つのこと

それを踏まえた上で次の2つの解決策のうち2つ目をご説明させて頂きます。

①細かいことは気にしない
前回の内容はこちら→http://mail.os7.biz/bd/KhOi/391525

②ルールを明確に作る

試算表はあくまで試算!自社ルールで作っても大丈夫です

1年に1回税務署に提出する確定申告書や決算書は、会計や税法のルールに従って作らなければなりません。

しかし試算表はあくまで試算ですから、独自のルールで作っても大丈夫です。

例えば、お給料の締日が20日、支払が月末の会社は、本来9月30日に支払ったものは8月21日~9月20日までのものですから、8月21日~8月31日までのものは差し引いて、10月31日に支払うものが、9月21日~10月20日までの分なので、そのうちの9月21日~9月30日の分を足さなければいけません。

しかし、それを個別に計算するのはかなり手間ですし、10月20日締めの計算まで待っていたら、9月分の試算表ができるのは11月になってしまいます。

年に1回の決算の時は、こういう作業をしなければいけませんが、毎月の試算表を作る段階では、もう9月20日に締めて、9月30日に支払っているのが9月分のもの!って決めてしまっている会社や事業主が多いのではないでしょうか?

これと同様に、残業代の計算に時間がかかることが原因で試算表が遅くなるのであれば、給与の計算は20日締めだけど、残業は10日までで締めてしまうというのもありです。

私が以前勤めていた会社では、20日締めの24日払いだったのですが、4日間しか計算期間がないので、残業代の計算が時間的に難しかったので、残業代は前月の分を当月に支給するということになっていました。

つまり、9月24日に支払われるお給料は、8月1日~8月31日までの各種手当と残業代、そして8月21日~9月20日までの正式なお給料となっていました。
そしてそれを9月分として試算表には計上していました。(厳密にやると各種手当と残業代は8月分にも関わらずです。)

賃金の変更は注意が必要です。社労士さんとよく相談しましょう!

ちなみにこういう変形賃金を作る際には社会保険労務士によくご相談ください。
今回はあくまでも8月分の手当と残業代なのに9月に計上しているという事例の話としてお話しただけで、給料の支払方法をどう変えても良いという話ではありませんので・・・

変更する場合には、支払が遅くなるので、従業員の不利益変更となるため、同意が必要だったり、給与は1ヶ月以内に支給しなければいけないので、7月分を9月に払うなどは労働基準法違反だったりしますので、よく社会保険労務士と相談してみましょう。

外注先から請求書が来なくても大丈夫!

外注先さんの請求書が来ないからという理由に関しても、5日までに来ない場合は、翌月に回すとか、概算に入れるとか、独自のルールを作ることがカギです。

また、外注先さんに関しては、末締めの翌月末払いの会社さんでも、翌5日までに請求書が来なければ請求書の日付がどうなっていたとしても、支払は翌々月末にしますよ!って通知している会社もあります。

(9月分の請求書が10月5日までに届けば、10月末に払うが、過ぎた場合には11月末日に支払うという意味です。もちろん、11月5日までに届かなければ、12月末になります。これを言っておくだけで請求書がくるのが早くなるケースが多々あります)

これをすることで試算表も早く作れますし、実は経理の負担も減らすことができて、経理にかかるコストも減らすことができます。

その辺のヒントはこの本に書かれていますので、参考にしてみてください。
「経理の合理化」著:児玉 尚彦
http://amzn.to/1FaEuMK

試算表を経営に活かす方法ということで、まずは早く作る方法をお伝えしました。

なぜ早く試算表を作る必要があるのか?

なぜ試算表を早く作らなければいけないのかは、こちらを参考にして下さい。

→あなたの会社の毎月の試算表を早く作るメリットはここにアリ!
http://bit.ly/1ym6BE8

→予算管理を始めて1ヶ月であっという間に出た3つの成果
http://bit.ly/1ym5Vig

→1年に1回は会社も健康診断をするべきです!
http://bit.ly/1uO0FGl

→予算を作り始めて3ヶ月。数字は経営判断をする上で大事な判断基準の1つです。
http://bit.ly/1ym5RyT

最後に

最後までお読みいただきありがとうございます。
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この記事を書いた人

吉田 和矢 Kazuya Yoshida

経営ナビの運営者であり、合同会社Belinkの代表社員。
また、株式会社VARIEの取締役&CFOとYOGAsalonひよこの共同経営者を兼任。
なんだかんだで前職時代を含めると、財務を中心に中小企業のコンサルを丸9年行っており、今年が10年目です。
詳しいプロフィールはこちら→経営ナビの運営者

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