マイナンバーの基礎、会社はまずこれだけ抑えておこう!

読了時間目安:約 11分1秒

いよいよ発送の始まったマイナンバー。
いろいろな情報が錯綜していて、どうしたら良いのかわからない人も多いかと思います。
将来こうしたいという話と、まず導入する部分が入り組んでいるいますが、まず導入される部分は意外と少ないです。
まずは、導入される部分を抑え、会社として対応していきましょう。

マイナンバー、結局どうすればいいの?

2016年1月から施工されるマイナンバー制度。
さまざまな心配事がマスコミで連日放送されています。
では、経営者としていったいどうすればいいのでしょうか? 

マイナンバーはいつから使うのか?

発送自体は始まっています。
届く時期は、住んでいる地域によって差が出ています。(地方自治体によって。)
実際に使うのは2016年の1月からとなります。

注意すべき点は2015年10月5日に住民票のあった住所にマイナンバーが届きますので、その後引っ越しをされた方や、住民票を移していない方はいつまで待っても届きません。

そもそも、マイナンバーってどんなもの?

マイナンバーは、国民ひとりひとりに割り振られる12ケタの番号のことです。
一生変わらないので、ずっと同じ番号を使い続けます。(結婚して姓がかわっても、同じ番号を使う)
市町村から住民票の住所にマイナンバーの通知が送られてきます。

注意すべきは、ここで送られてくるのは、ただの紙です。
カードのようなものが送られてくると思っている方がいらっしゃいますが、カードは申請しないともらえません。
これは個人番号カードと呼ばれるものです。
最初は、番号の書いた紙が届けられます。 

マイナンバーはどんな時に必要になるのか?

2016年1月から、マイナンバーの使用がはじまります。
将来は使用範囲を広げる計画になっていますが、まずは、①社会保障、②税、③災害対策の3分野で先行して導入される予定となっています。

では、具体的には、どんな場面でしょうか。

社会保障の場合

①年金の資格取得や確認、給付
②雇用保険の資格取得や確認、給付
③医療保険の給付請求
④福祉分野の給付、生活保護
などがあげられています。

税の場合

①提出用の確定申告書、届出書、調書などに記載 
②税務当局の内部事務
などです。

災害対策の場合

①被災者生活再建支援金の支給
②被災者台帳の作成事務
などがその対象です。



現在のところは、ひとことでまとめると最後は行政に関するお金につながります。

個人から行政に、行政から個人にお金が何らかの形で動く場合に、マイナンバーが必要となってくる仕組みです。 


マイナンバーは、なぜこんなにわかりにくいのか

こんなに、説明されても今一つピンとこないのは、住基カードの時と同じように考えている人が多いという点がひとつです。

もうひとつは、大きなプロジェクトなので、たくさんの省庁が関係しているため、その省庁毎に目的が違うので、複雑化しているということです。

たくさんの省庁が、さまざまなところで、マイナンバーの説明をしており、しかもその説明の方法が統一されていません。
内閣府、総務省、財務省、厚生労働省とメインで担当している省庁をあげるだけでも、4つもあります。

それぞれのHPでマイナンバーについて説明されています。(ぜひ、その違いを確認してみてください。)

内閣府:http://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/point/
総務省:http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/01.html
財務省(国税庁):http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/index.htm
厚生労働省:http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000062603.html

マイナンバーの導入って何をすればいいの?

実際に実務をおこなうとなったときに、マイナンバーはどのように仕事に関係してくるのか、具体的にみていきます。

社会保険関連手続き

厚生年金保険被保険者資格取得届の作成/健康保険被保険者資格取得届の作成/雇用保険被保険者資格取得届の作成など年金や健康保険関連の資格の取得や喪失、給付金の申請などに関わる書類を書く場合には、従業員のマイナンバーと事業者のマイナンバーを記載します。

税金関連手続き

源泉徴収票、給与支払報告書の提出などにマイナンバー記載する必要があります。



これらに、記載するためには従業員のマイナンバーを提出してもらう必要があります。これに加えて、従業員の家族のマイナンバーも、税金の扶養控除などの計算のために必要になります。


マイナンバーの管理はどうすればいいのか?

マイナンバーの導入について、データ化してセキュリティーを万全にしなくてはならないと考えがちですが、実際はデータ化することが必要というわけではなく、紙での管理でも問題はありません。

現在でも、個人情報を会社で管理していると思いますので、その中のひとつの情報として扱うことで十分対処することができます。

また、企業の規模によって、やりやすい方法というものが違うので、それぞれの企業にあった方法を見つけることが大切です。

基本は、その他の個人情報や機微情報と同じく、紙であってもデータであっても、他人に情報がもれることを防がなくてはいけません。

紙での管理であれば、保管は鍵のかかるところにして、その情報を扱う人を限定しておくことや、誰がどういった目的でその情報をつかったのかがわかるようにしておけば問題はありません。

そして、従業員が退職した場合には必ずマイナンバーの情報を破棄または削除することが必要です。

マイナンバーで気を付けること

マイナンバーの利用で気を付けることがいくつかあります。

①基本的には個人番号カードの裏に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーをとったりすることは禁止です
②税と社会保険の手続き以外には使えません。
③社員番号や顧客番号として使用してはいけません。(本人の同意があっても違反となる)

これら、3点はついつい違反してしまいがちな点ですので、しっかりと覚えておきたいところです。

マイナンバーは個人だけではない?

12ケタで、国民ひとりひとりに割り振られるマイナンバーですが、実は法人にもひとつひとつ番号が振られるということをご存じでしたか?
1法人に1番号なので、本店や支店などは関係なく、1企業に1番号が割り振られます。
これは、「法人番号」とよばれ、マイナンバーと同様に10月以降から順次、書面で登記上の所在地に送られてきます。

法人番号の指定方法は、登記されている法人の場合、法務省から提供される商業登記法に基づく会社法人等番号(12桁)の前に、1桁の検査用数値(チェックデジット)を加えた13桁の法人番号となります。

マイナンバーと違いこの法人番号は、公表され、インターネットなどでも検索できるようになっています。以後、公表される法人の情報はこの法人番号も、企業名とともに記載されます。

これによって、たとえば株式会社が社名の前にくるのか、後にくるのかという違いや、漢字の間違い、ひらがなとカタカナの間違いなどで、企業を検索する場合に検索ミスが多かったという状況も解決し、すばやく正しい情報の検索ができるようになります。

法人番号はどんなときに使うのか?

では、この法人番号は企業側としては、どのような時に使うのでしょうか。それは、特に決まりはありません。
税金関係の提出書類などに、法人番号を記載することになるということしか決まっていません。

しかし、登記されている全企業に基本的には割り振られるので、そこに、支店や部署ごとに枝番をふったりして管理しやすくなると考えられています。

実際のビジネスの中でも、新規の企業などでは、その番号がわかれば企業の詳細がすぐに確認できるというメリットや、その法人番号がある場合は、登記されている企業だということが、すぐにわかって信用情報の検索に役立つなどのメリットが考えられます。

マイナンバーは来年1月から使用開始になりますが、基本的には年金事務所や税務署に提出する書類には、マイナンバーを記入する欄が作られています。
そちらを使う際に、マイナンバーが必要になります。必要以上に恐れることはありません。準備をしておけば、来年1月からもスムーズに事務処理ができます。

マイナンバー

編集後記

まず会社や事業主として対応しなければいけないことは整理できたでしょうか?

今後、適用範囲は拡大していくかもしれませんが、まずは2016年1月に向けて準備しなければいけないことをしていきましょう。

また、反対意見も多いですし、行政の制度も追いついていないのがマイナンバーです。

今後、突発的な変更も予想されます。
あまり神経質になる必要はないと思いますが、やらなければいけないことと、やってはいけないことだけはキチンと抑えておきましょう。

常に個人情報の固まりを取り扱っているという意識を持つことが大切だと思います。

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